EUDR FAQ: Alles wat u moet weten over de EU-ontbossingsverordening

De EU-ontbossingsverordening (EUDR), officieel Verordening (EU) 2023/1115, is een baanbrekende wet die gericht is op het weren van aan ontbossing gerelateerde producten van de Europese markt. Deze verordening, die is aangenomen om de rol van de EU in wereldwijde ontbossing aan te pakken, vereist dat bedrijven ervoor zorgen dat grondstoffen zoals soja, palmolie, cacao, hout en andere zowel ontbossingsvrij als legaal geproduceerd zijn. De verordening introduceert strikte due diligence-verplichtingen, traceerbaarheidsvereisten en wettelijke verantwoordingsplicht voor marktdeelnemers en handelaren die relevante producten op de EU-markt brengen of daaruit exporteren. 

Deze FAQ-stijl gids biedt een duidelijke en gestructureerde uiteenzetting van de kernelementen van de EUDR, waaronder reikwijdte, deadlines, documentatie, monitoringtools, juridische implicaties en sectorspecifieke richtlijnen. Of u nu deel uitmaakt van een duurzaamheidsteam, inkoopafdeling of juridische afdeling, dit artikel is bedoeld om u te helpen de praktische eisen van de EUDR te begrijpen en ernaar te handelen voordat de handhaving van start gaat.

Algemene vragen

In dit hoofdstuk worden de basisprincipes van de EU-ontbossingsverordening uitgelegd: wat deze is, wanneer deze van toepassing is en waarom deze wereldwijd van belang is. Het legt de basis voor inzicht in de logica van de verordening en de rol ervan in duurzaamheidswetgeving.

Wat is EUDR?

De EU-ontbossingsverordening (EUDR), ook bekend als Verordening (EU) 2023/1115, is een bindende wet die is aangenomen door het Europees Parlement en de Raad. Deze verbiedt de handel in of export van specifieke grondstoffen en daarvan afgeleide producten in of vanuit de EU, tenzij bewezen is dat ze:

• Ontbossingsvrij, wat betekent dat het land dat voor de productie wordt gebruikt, na 31 december 2020 niet is ontbost.
• Geproduceerd in overeenstemming met de lokale wetgeving van het land van herkomst.
• Gedekt door een due diligence-verklaring (DDS) die is ingediend door het verantwoordelijke bedrijf.

In tegenstelling tot vrijwillige duurzaamheidsinspanningen is EUDR wettelijk afdwingbaar, met reële sancties bij niet-naleving. Het is van toepassing op zeven belangrijke grondstoffen: vee, cacao, koffie, palmolie, rubber, soja en hout – en op een lange lijst van daarvan afgeleide producten.

De verordening introduceert een uitgebreid kader voor traceerbaarheid, risicobeoordeling, gegevensverstrekking en monitoring. Bedrijven moeten daarnaast interne nalevingssystemen onderhouden en voorbereid zijn op audits door nationale EU-autoriteiten.

Wanneer treedt EUDR in werking?

Hoewel de EUDR formeel op 29 juni 2023 in werking is getreden, beginnen de daadwerkelijke verplichtingen later, afhankelijk van de omvang van het bedrijf:

• 30 december 2025 voor alle grote spelers en handelaren (niet-KMO’s).
• 30 juni 2026 voor kleine en micro-ondernemingen.

Deze gespreide data werden aangekondigd in een amendement uit 2024 en geven bedrijven de tijd om interne systemen te ontwikkelen, leveranciersgegevens te verzamelen en personeel op te leiden.

Het is belangrijk om te weten dat, ondanks de uitgestelde handhaving, de bevoegde autoriteiten nu al verwachten dat bedrijven beginnen met de voorbereidingen. Dit omvat het identificeren van relevante producten, het in kaart brengen van toeleveringsketens en het opzetten van due diligence-processen. Wachten tot het laatste moment verhoogt het risico op marktverstoring en sancties.

Waarom werd de EUDR ingevoerd?

De EUDR werd ingevoerd als reactie op een cruciale milieu-uitdaging: de bijdrage van de EU aan de wereldwijde ontbossing. Volgens de Europese Commissie is de EU-consumptie verantwoordelijk voor ongeveer 10% van de wereldwijde ontbossing, met name door de vraag naar soja, palmolie, rundvlees en hout.

Alleen al in 2023 ging er wereldwijd 3,7 miljoen hectare tropisch oerbos verloren, wat overeenkomt met 10 voetbalvelden per minuut. Een groot deel hiervan werd veroorzaakt door uitbreiding van de landbouw – vaak gekoppeld aan toeleveringsketens die de EU-markt bevoorraden.

De EUDR heeft als doel:

• Bestrijd klimaatverandering door de uitstoot als gevolg van veranderingen in landgebruik te verminderen.
• Bescherm de biodiversiteit door bosecosystemen te behouden.
• Stimuleer legale, duurzame toeleveringsketens wereldwijd.
• Houd bedrijven verantwoordelijk voor hun upstream-praktijken.

Door zich te richten op zowel EU- als niet-EU-actoren, geeft de verordening een duidelijk signaal af: toegang tot de EU-markt is afhankelijk van naleving van milieuvoorschriften en transparantie. De verordening sluit ook aan bij breder EU-beleid, zoals de richtlijn inzake zorgvuldigheid inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen (CSDDD) en de Green Deal.

Toepassingsgebied van de verordening

In dit hoofdstuk wordt het assortiment producten beschreven dat onder de EU-ontbossingsverordening valt en wordt duidelijk wie verantwoordelijk is voor de naleving ervan. Het is essentieel om de reikwijdte te begrijpen, aangezien alle EUDR-vereisten afhangen van de vraag of een product binnen de gereguleerde categorieën valt en van de rol die het bedrijf speelt in de toeleveringsketen – als exploitant of als handelaar.

Welke producten vallen onder EUDR?

De EUDR is van toepassing op een specifieke en zorgvuldig gedefinieerde groep grondstoffen die wetenschappelijk verband houden met wereldwijde ontbossing en bosdegradatie. Deze omvatten grondstoffen en een breed scala aan verwerkte of afgeleide producten. Cruciaal is dat de verordening niet alleen van toepassing is op producten die rechtstreeks uit deze grondstoffen zijn samengesteld, maar ook op producten die met deze grondstoffen zijn vervaardigd of ermee zijn gevoed, in welke productiefase dan ook.

De zeven belangrijkste productgroepen die onder EUDR vallen, zijn:

• Vee: Omvat rundvlees, leer, gelatine en andere producten op basis van rundvee.
• Cacao: Zowel rauwe als bewerkte vormen, zoals cacaomassa, boter, cacaopoeder en chocolade.
• Koffie: Geldt voor groene bonen, gebrande koffie en oploskoffie.
• Palmolie: Omvat ruwe en geraffineerde olie en alle derivaten die worden gebruikt in voedsel, biobrandstof en cosmetica.
• Rubber: Omvat natuurlijk rubber en rubberproducten zoals banden en schoenen.
• Soja: Omvat sojabonen, sojaolie, sojameel en diervoeder op basis van soja.
• Hout: Reguleert boomstammen, gezaagd hout, multiplex, pulp, papier, meubels en panelen op houtbasis.

Naast deze kernlijst heeft de regelgeving ook betrekking op producten waarin deze grondstoffen zijn verwerkt – bijvoorbeeld een leren handtas of een chocoladereep – zelfs als de grondstof slechts één van de vele ingrediënten is. De regels gelden ook voor samengestelde producten en bewerkte producten, mits deze een deel van een gereguleerde input bevatten.

Er bestaan diverse belangrijke vrijstellingen en verduidelijkingen om te veel regelgeving te voorkomen. Zo zijn verpakkingsmaterialen uitgesloten van de EUDR-reikwijdte, tenzij ze gemaakt zijn van gereguleerde grondstoffen (bijv. hout) en vermeld staan in Bijlage I. Gerecycleerde producten kunnen vrijgesteld zijn, tenzij er nieuw gereguleerd materiaal is toegevoegd tijdens hergebruik of reparatie. De verordening maakt ook gebruik van codes van het Geharmoniseerd Systeem (HS) – en wanneer een code is gemarkeerd met "ex", is alleen het gedeelte dat relevant is voor de gereguleerde grondstof onderworpen aan naleving. De productenlijst is met name dynamisch: de Europese Commissie is verplicht de lijst te herzien en mogelijk uit te breiden op basis van veranderende milieugegevens en markteffecten.

In de praktijk geldt dat als een product op enig moment in zijn levenscyclus een van de zeven grondstoffen bevat, daarvan is gemaakt of daarvan afhankelijk is, het waarschijnlijk binnen het bereik van de verordening valt. Dit geldt ongeacht of de grondstof zichtbaar aanwezig is in het eindproduct.

Wie moet zich aan EUDR houden?

De EUDR stelt de wettelijke verantwoordelijkheden van bedrijven vast op basis van hun rol in de toeleveringsketen en verdeelt ze in twee categorieën: exploitanten en handelaren. Het onderscheid is niet alleen semantisch van aard – het bepaalt of een bedrijf due diligence moet uitvoeren of simpelweg moet garanderen dat upstream compliance heeft plaatsgevonden.

Operatoren zijn de bedrijven die als eerste een gereguleerd product op de EU-markt brengen of vanuit de EU exporteren. Dit omvat fabrikanten, importeurs en verwerkers – zelfs wanneer de transactie binnen dezelfde groep plaatsvindt, maar tussen verschillende rechtspersonen. Operatoren dragen de volledige nalevingslast: zij moeten de vereiste gegevens verzamelen, risicobeoordelingen uitvoeren en een formele Due Diligence Statement (DDS) indienen voordat het product legaal de EU-markt mag betreden of verlaten.

Handelaren daarentegen zijn bedrijven die gereguleerde goederen distribueren of verkopen die al op de EU-markt zijn. Dit omvat groothandels, detailhandelaren en B2B-distributeurs. Handelaren hoeven geen eigen due diligence uit te voeren, maar moeten wel verifiëren of de exploitant dit heeft gedaan en de DDS-referentie bewaren voor inspectie.

Hier is een vereenvoudigde specificatie van de verantwoordelijkheden:

• Operatoren: Moet due diligence uitvoeren, DDS indienen en alle nalevingsgegevens bewaren.
• Handelaren (groot): Moet DDS van leveranciers verzamelen en aan de autoriteiten kunnen overleggen.
• Handelaren (klein/micro): Hebben geen DDS-verplichting en kunnen niet door grotere partners gedwongen worden om er een in te dienen.

De grens tussen operator en handelaar kan echter vervagen. Een bedrijf dat bijvoorbeeld rauwe koffiebonen importeert, is een operator. Als het deze later brandt en in het binnenland verkoopt, kan het als handelaar optreden – tenzij het rechtstreeks nieuwe bonen inkoopt, in welk geval het terugvalt in de operatorstatus. Bedrijven kunnen beide rollen tegelijkertijd bekleden voor verschillende productlijnen.

Bedrijven buiten de EU moeten, hoewel ze geen DDS'en rechtstreeks indienen, actief samenwerken met EU-exploitanten om alle benodigde nalevingsdocumentatie te verstrekken. Dit maakt EUDR tot een wereldwijd relevante regelgeving, en niet slechts een interne EU-regel.

Is EUDR van toepassing op kleine bedrijven?

Ja, kleine en micro-ondernemingen vallen onder de EUDR, maar de verordening erkent hun beperkte capaciteit door in bepaalde gevallen aangepaste deadlines en lagere nalevingslasten te bieden. Deze proportionele aanpak zorgt ervoor dat de verordening effectief blijft zonder onnodige belemmeringen op te werpen voor kleine actoren in de toeleveringsketen.

Hoewel alle bedrijven in principe moeten voldoen, hangt de omvang van hun verplichtingen af van hun omvang en functie. De belangrijkste nalevingsregels blijven van kracht: kleine bedrijven die als exploitant optreden – wat betekent dat ze gereguleerde producten op de EU-markt brengen of exporteren – moeten net als grote bedrijven nog steeds volledige due diligence uitvoeren en DDS'en indienen. Ze hebben echter een verlengde deadline van 30 juni 2026, wat zes maanden extra tijd geeft na de algemene handhavingsdatum.

Kleine handelaren – handelaren die hun producten niet op de markt brengen, maar ze alleen distribueren – profiteren van vereenvoudigde regels. Ze hoeven geen DDS in te dienen en kunnen daartoe niet door partners worden verplicht. Hun belangrijkste verplichting is ervoor te zorgen dat ze uitsluitend inkopen bij exploitanten die aan de regelgeving voldoen en dat ze basisdocumentatie bijhouden.

Dit is de ene samenvattende lijst die in deze sectie is toegestaan:

• Kleine exploitanten: volledige due diligence vereist, maar de handhaving is wellicht soepeler.
• Kleine handelaren: geen DDS vereist; kunnen niet gedwongen worden om due diligence uit te voeren.
• Beschikbare ondersteuning: De EU en de lidstaten werken aan de ontwikkeling van capaciteitsopbouwinstrumenten en technische richtlijnen om kleine actoren te helpen bij de naleving.

Het is belangrijk om te benadrukken dat omvang op zichzelf geen uitzondering is. Een klein bedrijf dat een gereguleerd product op de markt brengt, moet de EUDR als bindende wetgeving beschouwen. Vroege voorbereiding – inclusief het benaderen van leveranciers, het verzamelen van geolocatiegegevens en het opzetten van een intern systeem – is essentieel om toekomstige nalevingsrisico's of vertragingen te voorkomen.

Due Diligence-vereisten

In dit hoofdstuk wordt de kernverplichting onder de EUDR uitgelegd: due diligence. Elk bedrijf dat onder de verordening valt, moet een gestructureerd, verifieerbaar proces implementeren om aan te tonen dat zijn producten zowel ontbossingsvrij als legaal geproduceerd zijn. Deze verplichting is niet optioneel. Het niet naleven ervan kan ertoe leiden dat producten de toegang tot de EU-markt wordt ontzegd, evenals juridische en financiële sancties. Het due diligence-proces omvat drie belangrijke stappen – informatieverzameling, risicobeoordeling en risicobeperking – en wordt afgesloten met het indienen van een formele Due Diligence Statement (DDS).

Wat is een due diligence-verklaring?

Een Due Diligence Statement (DDS) is een wettelijke verklaring die een exploitant indient via het gecentraliseerde informatiesysteem van de EU. Deze bevestigt dat de exploitant een volledig due diligence-proces heeft uitgevoerd in overeenstemming met de EUDR en dat het betreffende product voldoet aan alle relevante criteria. De DDS moet worden ingediend voordat een gereguleerd product op de EU-markt wordt gebracht of daaruit wordt geëxporteerd.

De DDS moet bevestigen:

• Het product is ontbossingsvrij (sinds 31 december 2020 heeft er geen ontbossing op het land plaatsgevonden).
• Het product is legaal geproduceerd, in overeenstemming met de plaatselijke wetgeving.
• De exploitant heeft een risicobeoordeling uitgevoerd en waar nodig risicobeperkende maatregelen genomen.

Zodra een DDS is ingediend, wordt deze geblokkeerd als een bevoegde autoriteit een nalevingscontrole start. Op dat moment kunnen er geen verdere wijzigingen worden aangebracht. Dit zorgt ervoor dat het document als een uitvoerbaar document wordt behandeld. Het DDS heeft ook een uniek referentienummer, dat op alle douaneaangiften met betrekking tot de gedekte goederen moet worden vermeld. In het geval van geconsolideerde zendingen of batchhandel kunnen meerdere DDS-referenties aan één douaneaangifte worden gekoppeld, wat de logistiek en documentatie vereenvoudigt.

Er zijn technische beperkingen om rekening mee te houden. Eén DDS kan tot 200 verschillende producten bevatten, verwijzen naar wel 1000 productieplots en meer dan een miljoen GPS-coördinaten bevatten – binnen een bestandsgrootte van maximaal 25 MB. De exploitant moet bovendien elke DDS en alle bijbehorende documentatie minimaal vijf jaar bewaren, waardoor dit een langetermijnregistratie van naleving van de regelgeving vormt.

Hoe ziet het due diligence-proces eruit?

De EUDR definieert due diligence als een proces in drie stappen: informatieverzameling, risicobeoordeling en risicobeperking. Elke stap is verplicht en moet in de juiste volgorde worden voltooid voordat een product legaal door de EU-regelgeving kan worden geloodst.

Stap 1: Informatieverzameling

Operators moeten beginnen met het verzamelen van een complete dataset over elke batch producten. Dit omvat geolocatie-informatie, productietijdlijnen, productspecificaties en documentatie die de naleving van de wetgeving bewijst. Voor producten met meerdere inputs – zoals chocolade of diervoeder – moet voor elk onderdeel informatie worden verzameld, inclusief alle geografische bronnen.

Stap 2: Risicobeoordeling

Met de verzamelde gegevens is de volgende stap het beoordelen van de waarschijnlijkheid dat het product niet-conform is. Dit omvat het beoordelen van het ontbossingsrisico op landniveau, satellietbeelden, historisch leveranciersgedrag en de traceerbaarheid van de toeleveringsketen. Zelfs als een product afkomstig is uit een land met een "laag risico", moet er nog steeds een basis due diligence worden uitgevoerd. Vereenvoudigde procedures kunnen van toepassing zijn, maar bedrijven kunnen hier niet volledig van afzien.

Stap 3: Risicobeperking

Indien een niet-verwaarloosbaar risico wordt vastgesteld, moet de exploitant verifieerbare maatregelen nemen om dit te verminderen. Dit kan onder meer het verzamelen van meer documentatie, het wisselen van leverancier of het uitvoeren van audits omvatten. Pas wanneer de exploitant vaststelt en kan aantonen dat het risico tot een verwaarloosbaar niveau is gereduceerd, kan een DDS worden ingediend.

Hieronder vindt u een samenvatting van de drie verplichte due diligence-stappen:

• Verzamel verifieerbare gegevens, zoals GPS-coördinaten, juridische documenten en leveranciersinformatie.
• Beoordeel risico's met behulp van hulpmiddelen zoals satellietkaarten, benchmarking en analyse van de toeleveringsketen.
• Beperk geïdentificeerde risico's met gerichte acties en zorg ervoor dat deze gedocumenteerd en effectief zijn.

Elke stap moet worden voltooid voordat het product onder de EUDR de EU-markt in of uit mag.

Welke gegevens moeten bedrijven verzamelen?

Om te voldoen aan de EUDR moeten exploitanten een breed scala aan precieze datapunten verzamelen en bewaren voor elk gereguleerd product. Deze gegevens zijn essentieel om aan te tonen dat het product niet in verband is gebracht met ontbossing en legaal is verkregen. Ze moeten volledig, nauwkeurig en traceerbaar zijn in de hele toeleveringsketen, van de oorsprong van de grondstof tot het eindproduct.

Vereiste gegevens zijn:

• GPS-coördinaten van elk perceel land dat bij de productie betrokken is.
• Productiedata (oogst of levenscyclus, afhankelijk van het product).
• Gegevens over het product: type, vorm, wetenschappelijke naam (voor hout) en HS-code.
• Nettogewicht in kilogram, zoals vereist door de douaneautoriteiten van de EU.
• Informatie over leveranciers en upstream-toeleveringsketens.
• Land en regio van herkomst.
• Juridische nalevingsdocumenten, inclusief vergunningen en licenties.
• Traceerbaarheidsdocumentatie als het product van eigenaar is gewisseld of is verwerkt.

Daarnaast zijn er technische en procedurele overwegingen. Als een product opnieuw in de EU wordt geïmporteerd nadat het eerder is geëxporteerd, kan dezelfde DDS opnieuw worden gebruikt om duplicatie te voorkomen. Voor bedrijven met hoge verzendvolumes zijn jaarlijkse DDS-aanvragen nu toegestaan, maar alleen onder bepaalde wettelijke voorwaarden.

Hieronder vindt u de volledige lijst voor deze sectie, met een samenvatting van de belangrijkste verplichtingen:

• Zorg voor nauwkeurige geolocatie- en wettelijke productiegegevens voor elk perceel.
• Dien DDS in voordat u producten op de markt brengt of exporteert.
• Archiveer alle due diligence-documentatie gedurende vijf jaar.
• Maak gebruik van digitale hulpmiddelen (bijvoorbeeld satellietgegevens, blockchainsystemen) ter ondersteuning van traceerbaarheid en verificatie.

Gezien de omvang en specificiteit van de vereiste gegevens, maken veel bedrijven gebruik van geavanceerde traceerbaarheidsplatforms, satellietkaarttechnologieën en geïntegreerde compliancesoftware om het due diligence-proces efficiënt te beheren. Het coördineren van juridische, inkoop- en duurzaamheidsteams is eveneens essentieel om ervoor te zorgen dat aan alle verplichtingen wordt voldaan.

Monitoring en rapportage

Zodra een bedrijf zijn due diligence heeft afgerond en een product op de EU-markt brengt, houdt de naleving nog niet op. De EUDR vereist continue monitoring, documentatie en de mogelijkheid om na een audit aan te tonen dat het product daadwerkelijk ontbossingsvrij en legaal geproduceerd is. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe bedrijven hun naleving kunnen aantonen, welke technologieën deze inspanningen kunnen ondersteunen en welke rol (indien van toepassing) verificatie door derden in het proces speelt.

Hoe bewijzen bedrijven dat hun producten ontbossingsvrij zijn?

Om aan te tonen dat een product voldoet aan de EUDR, moeten exploitanten robuust, traceerbaar en verifieerbaar bewijs leveren dat er na 31 december 2020 geen ontbossing of bosdegradatie heeft plaatsgevonden. Deze eis is batchspecifiek, wat betekent dat elke zending of productgroep afzonderlijk moet worden gedocumenteerd. Het proces is gebaseerd op geospatiale gegevens, juridische documenten en historische validatie van landgebruik.

De basis van het bewijs is geolocatie: elk perceel land dat bij de productie betrokken is, moet worden geïdentificeerd aan de hand van exacte coördinaten, vaak met behulp van polygonen of punten, afhankelijk van de grondstof. Deze coördinaten moeten overeenkomen met de relevante productieperiode – of het nu gaat om houtkap, aanplant voor soja of begrazingscycli voor vee. Satellietbeelden worden vervolgens gebruikt om te valideren dat er sinds de peildatum geen verlies van boombedekking of landconversie heeft plaatsgevonden. Geaccepteerde instrumenten zijn onder andere het Copernicus-programma van de EU, Global Forest Watch en nationale bosmonitoringsystemen.

Exploitanten moeten ook aantonen dat grondgebruik wettelijk is toegestaan in het land van herkomst. Documenten zoals eigendomsbewijzen van grond, milieuvergunningen en bestemmingsplangegevens worden doorgaans gebruikt. In bepaalde gevallen kunnen historische gegevens waaruit blijkt dat grond al vóór de sluitingsdatum in gebruik was voor landbouw, de nalevingspositie van een bedrijf versterken.

De vereiste bewijsstukken zijn onder meer:

• Geolocatiegegevens voor alle productiepercelen, gekoppeld aan tijdlijnen.
• Satellietbeelden die de status van het bos bevestigen, zijn sinds 2020 niet veranderd.
• Documenten over landgebruik waaruit het wettelijke recht blijkt om op het land producten te produceren.
• Historische gegevens over landgebruik die landbouwactiviteiten van vóór 2020 aantonen.
• Resultaten van de risicobeoordeling ondersteunen de conclusie dat het risico verwaarloosbaar is.

Samen vormen deze bronnen een compleet 'bewijspakket'. Belangrijk is dat de bewijslast bij de exploitant ligt en niet bij douanebeambten of marktautoriteiten, waardoor proactieve registratie en documentatie essentieel zijn.

Welke platformen of tools kunnen worden gebruikt?

Voldoen aan de traceerbaarheids- en verificatievereisten van de EUDR is zeer data-intensief. Handmatige administratie is voor de meeste bedrijven niet haalbaar, vooral niet voor bedrijven die meerdere goederen verwerken in complexe toeleveringsketens. In plaats daarvan moeten bedrijven vertrouwen op een combinatie van digitale tools en dataplatforms om nauwkeurigheid, schaalbaarheid en naleving te garanderen.

De meest cruciale technologieën zijn onder meer satellietmonitoringsystemen die realtime beelden en boswaarschuwingen leveren. Deze helpen operators bij het vroegtijdig detecteren van veranderingen in landgebruik en het volgen van ontwikkelingen rond hun inkoopgebieden. Naast satellieten worden geospatiale platforms gebruikt om inkoopgebieden te beheren en in kaart te brengen, terwijl tools voor supply chain mapping helpen bij het volgen van verplaatsingen en bewaring in alle knooppunten van de supply chain.

Digitale grootboeken en blockchaintechnologieën worden, hoewel niet verplicht, steeds vaker gebruikt om de traceerbaarheid te verbeteren en gegevens te beveiligen. Leveranciersdataplatforms, uitgerust met API's, automatiseren het verzamelen van documentatie, monitoren het gedrag van leveranciers en waarschuwen bedrijven voor hiaten of inconsistenties. Tot slot dient het officiële TRACES-systeem van de EU als interface voor het indienen van due diligence-verklaringen en het koppelen daarvan aan douaneprocedures.

Belangrijke hulpmiddelen ter ondersteuning van EUDR-naleving zijn onder meer:

• Satellietbewakingsplatforms.
• Geospatiale systemen voor het in kaart brengen van toeleveringsketens.
• Traceerbaarheidsoplossingen op basis van blockchain.
• Leveranciersbeheerplatformen met realtime gegevensvalidatie.
• Het TRACES-informatiesysteem van de EU voor DDS-indieningen en -registratie.

Door gebruik te maken van deze platforms verbetert u de consistentie, vermindert u de administratieve lasten en versterkt u de geloofwaardigheid van uw due diligence-inspanningen, vooral in het geval van wettelijke audits of partnerevaluaties.

Is verificatie door derden vereist?

Een van de meest gestelde vragen over de EUDR is of bedrijven verplicht zijn een externe auditor in te schakelen om te certificeren dat hun producten ontbossingsvrij zijn. Het simpele antwoord is nee: verificatie door een externe auditor is niet verplicht volgens de verordening. Het kan echter een waardevol onderdeel zijn van een sterke risicobeheersingsstrategie, met name in gevallen waar het risico op niet-naleving hoger is.

Voor exploitanten die inkopen uit landen die volgens het benchmarkingsysteem van de EU als "standaard" of "hoog risico" zijn aangemerkt, wordt het gebruik van audits door derden, externe certificeringen of verificatiediensten sterk aanbevolen. Deze externe controles kunnen de betrouwbaarheid van leveranciers bevestigen en de eigen data-analyse van de exploitant aanvullen. Veelgebruikte systemen zoals FSC, PEFC en Rainforest Alliance kunnen nuttige documentatie opleveren, maar ze kunnen due diligence of DDS-inzending niet vervangen.

Belangrijk is dat, zelfs bij gebruik van externe verificatoren, de juridische verantwoordelijkheid volledig bij de exploitant blijft. Certificering draagt geen aansprakelijkheid over en vermindert de wettelijke verplichtingen niet.

Verificatie door derden onder EUDR is:

• Optioneel, maar aanbevolen in contexten met een hoger risico op sourcing.
• Nuttig wanneer deze gebaseerd zijn op betrouwbare programma's (bijv. FSC, PEFC) of onafhankelijke audits.
• Dit is geen vervanging voor interne due diligence- of DDS-vereisten.
• Een strategische tool voor het vergroten van transparantie, auditparaatheid en klantvertrouwen.

Kortom, hoewel niet wettelijk verplicht, biedt verificatie door derden praktische voordelen voor bedrijven die de naleving willen verbeteren en reputatierisico's willen minimaliseren. Het is het beste om het te gebruiken als aanvulling op, en niet als vervanging van, een goed opgebouwd intern due diligence-systeem.

Juridische en handhavingsvragen

De EU-ontbossingsverordening (EUDR) is juridisch bindend en afdwingbaar. Het is geen vrijwillig duurzaamheidsinitiatief, maar een wet met ernstige gevolgen voor bedrijven die zich er niet aan houden. Inzicht in hoe handhaving werkt, welke sancties van toepassing kunnen zijn en welke wettelijke verantwoordelijkheden bedrijven hebben, is essentieel voor risicomanagement, met name voor bedrijven die relevante producten op de EU-markt brengen of exporteren.

Wat gebeurt er als een bedrijf zich niet aan de regels houdt?

Het niet naleven van de EUDR kan ernstige juridische en financiële gevolgen hebben. EU-lidstaten hebben de bevoegdheid om sancties vast te stellen en toe te passen via hun nationale rechtsstelsels. De verordening zelf schrijft echter voor dat alle sancties "doeltreffend, evenredig en afschrikkend" moeten zijn, zodat niet-naleving niet als een kleine overtreding van de regelgeving wordt beschouwd.

De gevolgen van het niet-naleven omvatten een reeks administratieve en juridische maatregelen:

• Financiële sancties op basis van de marktwaarde van het product of de omvang van het bedrijf.
• Inbeslagname van goederen bij de douane of in entrepots.
• Terugtrekking uit de markt en mogelijke vernietiging van niet-conforme producten.
• Tijdelijke of permanente verboden om goederen op de EU-markt te brengen.
• Juridische vervolging in gevallen van fraude of vervalste documentatie.

Deze sancties zijn niet alleen bedoeld om overtredingen te bestraffen, maar ook om nalatigheid of opzettelijke ontduiking van de due diligence af te schrikken. Herhaalde of opzettelijke overtredingen kunnen leiden tot strengere maatregelen, zoals het plaatsen van een bedrijf op een zwarte lijst in het EU-informatiesysteem, waardoor de toegang tot de EU-markt wordt beperkt of volledig wordt geblokkeerd.

Bovendien kan niet-naleving leiden tot aanzienlijke reputatieschade. Investeerders, consumenten en partners in de toeleveringsketen kunnen zich terugtrekken uit partnerschappen om risico's te vermijden. Dit is met name van cruciaal belang in sectoren waar milieutransparantie een marktverwachting is.

De belangrijkste boodschap: investeren in volledige EUDR-naleving is niet alleen een juridische noodzaak, maar ook een waarborg voor de bedrijfscontinuïteit.

Hoe gaat de EU de naleving controleren?

De handhaving van de EUDR is gebaseerd op een dubbele structuur: gecentraliseerde digitale systemen en gedecentraliseerde autoriteiten van de lidstaten. Deze combinatie zorgt ervoor dat due diligence-claims continu worden gemonitord, geverifieerd en, indien nodig, onderzocht.

De kern van het proces is het centrale informatiesysteem van de EU, waar marktdeelnemers hun Due Diligence Statements (DDS) moeten uploaden. Dit systeem slaat alle productgerelateerde gegevens op en vormt de basis voor kruiscontroles door nationale autoriteiten. DDS-aanvragen zijn gekoppeld aan douaneprocedures, waardoor ze toegankelijk zijn tijdens handelsinspecties.

De nationale autoriteiten in elke EU-lidstaat zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van nalevingscontroles. Ze voeren audits, inspecties en datavalidaties uit, inclusief zo nodig locatiebezoeken. Hun monitoringstrategieën zijn vaak risicogebaseerd en richten zich op landen met een hoog risico, gevoelige grondstoffen zoals soja en palmolie, of bedrijven met hoge handelsvolumes.

Handhavingsactiviteiten omvatten doorgaans:

• Audits op basis van DDS en onderliggende documenten.
• Vergelijking van satellietbeelden met geolocatiegegevens.
• Controles van de traceerbaarheid van de toeleveringsketen en veldonderzoeken.
• Realtime douaneverificatie via DDS-referentienummers.

Een bijzonder belangrijke functie is de "vergrendeling" van een DDS zodra een onderzoek begint. Dit betekent dat de gegevens niet kunnen worden gewijzigd of verwijderd tijdens een nalevingscontrole, waardoor de integriteit van de audit wordt gewaarborgd. Dit systeem van preventieve en reactieve handhaving ondersteunt de geloofwaardigheid en impact van de verordening.

Exploitanten moeten rekening houden met zowel willekeurige inspecties als gerichte audits op basis van rode vlaggen of gegronde zorgen van het maatschappelijk middenveld of andere belanghebbenden. Zelfs bedrijven die actief zijn in regio's met een laag risico ontkomen niet aan controle.

Hoe lang moeten gegevens bewaard worden?

Op grond van artikel 18 van de EUDR moeten alle gegevens met betrekking tot due diligence minimaal vijf jaar worden bewaard. Dit omvat niet alleen de Due Diligence-verklaring zelf, maar ook alle ondersteunende documentatie en bewijsstukken die in het beoordelingsproces zijn gebruikt.

Deze regel inzake gegevensbewaring geldt zowel voor exploitanten als voor handelaren. Exploitanten zijn degenen die producten op de markt brengen of exporteren en moeten alle gegevens van de due diligence die zij hebben uitgevoerd, bewaren. Handelaren moeten, indien zij niet verplicht zijn zelf due diligence uit te voeren, de DDS-referentienummers en ondersteunende materialen die zij van leveranciers hebben ontvangen, wel bewaren.

De categorieën informatie die gearchiveerd moeten worden, zijn onder meer:

• Ingediende DDS'en en alle gelinkte of aangehaalde documenten.
• Geospatiale bestanden worden gebruikt om de ontbossingsvrije status te verifiëren.
• Juridische documentatie zoals vergunningen voor grondgebruik en contracten met leveranciers.
• Risicobeoordelingen en beperkingslogboeken.
• Communicatiegegevens met leveranciers en derden.

Digitale opslag is acceptabel en wordt zelfs aangemoedigd, maar het gebruikte systeem moet toegankelijkheid, beveiliging en auditgereedheid garanderen. Dit betekent dat bestanden georganiseerd, doorzoekbaar en geback-upt moeten zijn. Bedrijven wordt geadviseerd waarschuwingen voor het verlopen van gegevens te implementeren en ervoor te zorgen dat historische gegevens niet per ongeluk worden overschreven of verwijderd.

Het niet verstrekken van deze informatie tijdens een audit of onderzoek – zelfs als de oorspronkelijke due diligence correct was – kan op zichzelf al een schending van de Verordening zijn. Daarom moet gegevensbewaring worden beschouwd als een essentieel onderdeel van naleving op lange termijn en rechtsbescherming.

Sectorspecifieke vragenTijdlijn en transitie

De EUDR introduceert bindende eisen en vaste deadlines, maar erkent ook de diversiteit van de betrokken sectoren en bedrijfsgroottes. Dit onderdeel verduidelijkt wanneer bedrijven moeten voldoen aan de EUDR, welke sectorspecifieke uitdagingen er zijn en hoe certificeringssystemen zoals FSC, PEFC en Rainforest Alliance passen binnen het EUDR-kader.

Wanneer moeten bedrijven beginnen met voorbereiden?

Bedrijven moeten onmiddellijk beginnen met de voorbereidingen op naleving van de EUDR, ook al treden de kernverplichtingen van de verordening pas in werking op 30 december 2025 voor grote bedrijven en op 30 juni 2026 voor kleine en micro-ondernemingen. Deze urgentie is te wijten aan de aanzienlijke operationele, juridische en technische transformaties die nodig zijn om te voldoen aan de due diligence-verplichtingen, waaronder leveranciersbetrokkenheid, dataverzameling en geospatiale verificatie.

De stappen die nodig zijn om gereed te zijn, zijn tijdrovend en multidisciplinair, en vereisen vaak coördinatie tussen afdelingen inkoop, juridische zaken, IT, compliance en duurzaamheid. Bovendien kunnen bedrijven te maken krijgen met uitdagingen bij het verkrijgen van nauwkeurige geolocatiegegevens, met name van upstream producenten in landen met een beperkte technische infrastructuur. Deze problemen worden verergerd wanneer toeleveringsketens gebruikmaken van aggregatie, coöperaties of tussenpersonen.

Belangrijke redenen waarom bedrijven nu moeten beginnen zijn:

• Bij het in kaart brengen en traceren van de toeleveringsketen zijn vaak meerdere lagen van leveranciers en tussenpersonen betrokken.
• Voor het verzamelen en valideren van geolocatiegegevens zijn geavanceerde GIS-hulpmiddelen en technische expertise nodig.
• Interne systemen moeten worden geüpgraded om gegevensverwerking, documentatie en integratie met het TRACES-platform van de EU mogelijk te maken.
• Het kan maanden duren om strategieën voor het onboarden van leveranciers, voorlichting en vervanging te implementeren.
• De toegang van het product tot de EU-markt wordt geblokkeerd als de DDS-aanvragen onvolledig of onjuist zijn.

Beginnen met risicovolle producten zoals soja, rundvlees, cacao of palmolie is een strategische manier om prioriteiten te stellen bij het gebruik van grondstoffen en toekomstige nalevingsrisico's te beperken.

Is er een respijtperiode?

De EUDR bevat geen formele respijtperiode. In plaats daarvan stelt het duidelijke, gefaseerde handhavingstermijnen vast: 30 december 2025 voor grote exploitanten en handelaren, en 30 juni 2026 voor kleine en micro-ondernemingen. Deze gefaseerde tijdlijn geeft bedrijven enige tijd, maar de handhaving vindt direct plaats zodra de termijnen verstrijken.

Tijdens de overgangsperiode kunnen autoriteiten zich meer richten op voorlichting en voorlichting, met name aan het midden- en kleinbedrijf. Er is echter geen vrijstelling of clementie in de verordening opgenomen. Bedrijven die na de deadline niet aan de regelgeving voldoen – inclusief ontbrekende DDS-aanvragen of onvolledige due diligence – zullen te maken krijgen met handhavingsmaatregelen.

Belangrijke feiten over de overgangsperiode zijn onder meer:

• Er worden geen uitzonderingen gemaakt voor bestaande voorraad, tenzij deze vóór de deadline op de markt is gebracht.
• Alle producten uit Bijlage I vallen onder dezelfde dekking. Er zijn geen uitsluitingen op basis van producten.
• Nationale douaneautoriteiten en EU-systemen zoals TRACES zijn al actief en accepteren gegevens.
• NGO's en waakhondorganisaties houden toezicht op het marktgedrag en kunnen gegronde zorgen uiten om een onderzoek te starten.

Het ontbreken van een respijtperiode vergroot de noodzaak voor onmiddellijke voorbereiding, vooral bij complexe of omvangrijke toeleveringsketens.

Worden er updates van de regelgeving verwacht?

Ja, de EUDR is gestructureerd als een levend kader – ontworpen om te evolueren op basis van nieuwe gegevens, input van belanghebbenden en milieuontwikkelingen. De Europese Commissie beheert actief updates en zal de verordening blijven verfijnen naar aanleiding van feedback over de implementatie en trends in ontbossing.

De gebieden die het meest waarschijnlijk verandering behoeven, zijn:

• Updates van de productlijst van bijlage I:Op basis van ontbossingsgegevens kunnen er meer grondstoffen en afgeleide producten worden toegevoegd, zoals suikerriet of maïs.
• LandenbenchmarkingDe classificatie van landen als hoog risico, standaardrisico of laag risico verandert naarmate de omstandigheden veranderen, wat gevolgen heeft voor de vereisten voor due diligence.
• Technische begeleiding en veelgestelde vragenEr worden regelmatig aanvullende verduidelijkingen gepubliceerd om praktische implementatieproblemen en definities aan te pakken.
• Updates van het TRACES IT-systeem:Nieuwe functies verbeteren batchbeheer, ondersteuning voor meerdere talen, API-toegang en integratie met bedrijfssystemen.
• Beleidsafstemming:De EUDR kan worden geharmoniseerd met andere EU-richtlijnen zoals CSRD, CSDDD en de Green Claims Directive om de rapportageverplichtingen van ondernemingen te stroomlijnen.

Stakeholders dienen zich er ook van bewust te zijn dat de Europese Commissie overleg pleegt met de industrie, ngo's en lidstaten. Door deel te nemen aan deze dialogen kunnen bedrijven anticiperen op veranderingen, input leveren en de richting van toekomstige updates beïnvloeden.

Het monitoren van regelgevingscommunicatie en het abonneren op officiële updates zijn essentiële nalevingspraktijken. Bedrijven die flexibele systemen bouwen, kunnen zich beter aanpassen aan veranderende regelgeving.

Welke invloed heeft EUDR op de koffie-, cacao- en houtindustrie?

De koffie-, cacao- en houtsector staan voor enkele van de grootste uitdagingen op het gebied van naleving van de EUDR vanwege hun wereldwijde bereik, traceerbaarheidsproblemen en historische banden met ontbossing. Hoewel de verordening dezelfde wettelijke norm hanteert voor alle grondstoffen, verschilt de praktische impact per sector.

Koffie

Koffie wordt voornamelijk ingekocht bij kleinschalige boeren in tropische landen, waar de handhavingscapaciteit vaak beperkt is. Complexe toeleveringsketens met coöperaties en tussenpersonen maken het lastig om de geografische locatie van individuele boerderijen te achterhalen. Bovendien worden bonen van meerdere boerderijen vaak gemengd tijdens de na-oogstverwerking, waardoor de traceerbaarheid van de herkomst complexer wordt.

Om aan de regelgeving te voldoen, moeten koffieproducenten:

• Breng elk leveringsperceel in kaart met behulp van GPS-coördinaten.
• Betrek coöperaties bij het verzamelen van gegevens op bedrijfsniveau.
• Maak een einde aan het gebruik van massabalanssystemen en kies in plaats daarvan voor fysieke scheiding.
• Maak gebruik van veldaudits en satellietverificatietools om te bevestigen dat er geen ontbossing heeft plaatsgevonden.

Cacao

Cacao wordt voornamelijk verbouwd in West-Afrikaanse landen met een hoog risico op ontbossing. Plantages bevinden zich soms dicht bij beschermde gebieden, en aggregatie tijdens het drogen en fermenteren vormt een uitdaging voor de traceerbaarheid.

Exploitanten moeten:

• Leg de geolocatie van elk cacaoperceel vast.
• Valideer gegevens met behulp van beeldmateriaal en juridische gegevens over landgebruik.
• Bied capaciteitsopbouw aan kleine boeren op het gebied van GPS en naleving.
• Vertrouw op certificering als aanvulling op de due diligence, en niet als vervanging daarvan.

Hout

De houtsector brengt verschillende risico's met zich mee, met name bosdegradatie in plaats van regelrechte ontbossing. Complexe toeleveringsketens omvatten houtkapbedrijven, verwerkers en handelaren. Juridische documentatie is vaak gefragmenteerd, vooral in landen met een hoog risico, en voor het verifiëren van de herkomst zijn zowel vergunningen als geografische data nodig.

Belangrijke strategieën voor naleving zijn onder meer:

• Verzamelen van polygoongeolocatiegegevens voor hele bospercelen.
• Bewaren van vergunningen, transportgegevens en kapvergunningen.
• Controleren of legale kap niet leidt tot omzetting van primair bos.
• Zorgen dat de keten van bewaring in alle transformatiefasen behouden blijft.

Alle drie de sectoren moeten systemen opzetten voor traceerbaarheid, leveranciersverantwoording en verificatie. Samengestelde sourcing en massabalans zijn niet toegestaan, zelfs niet voor gecertificeerde goederen, en fysieke scheiding moet op batchniveau worden aangetoond.

Worden FSC-, PEFC- of Rainforest Alliance-certificeringen geaccepteerd?

Certificeringsregelingen worden veel gebruikt in ontbossingsgevoelige sectoren, maar onder EUDR vervangen ze de wettelijke verplichtingen van de exploitant niet. De regelgeving is expliciet: certificeringen zijn optionele instrumenten, geen wettelijke vrijstellingen.

Exploitanten moeten, ongeacht hun certificeringsstatus, nog steeds een volledige due diligence uitvoeren. Dit omvat het verzamelen van geolocatiegegevens, het uitvoeren van een gedocumenteerde risicobeoordeling en het indienen van een geldige Due Diligence Statement (DDS) voor elke relevante productbatch.

Certificeringen kunnen op verschillende manieren nuttig zijn:

• Zij kunnen betrouwbare leveranciersgegevens en auditrapporten verstrekken.
• Sommige programma's omvatten duurzaamheidsmaatstaven die risicobeoordeling ondersteunen.
• Gecertificeerde leveranciers tonen mogelijk een betere naleving van de wet- en regelgeving en transparantie.

De effectiviteit van een certificering hangt echter af van de nauwkeurigheid, onafhankelijkheid en actualiteit ervan. Niet alle certificeringsschema's zijn gelijk en geen enkel schema wordt automatisch geaccepteerd onder EUDR. Massabalansmodellen die in sommige schema's worden gebruikt, zijn expliciet uitgesloten onder de verordening.

Operators moeten ook rekening houden met het volgende:

• Chain-of-custody-modellen moeten volledige traceerbaarheid ondersteunen; identiteitsbehoudende of gescheiden modellen hebben de voorkeur.
• Certificeringen kunnen bijdragen aan het beperken van risico's, maar mogen niet worden gebruikt als een algemene rechtvaardiging voor een laag risico.
• De wettelijke verantwoordelijkheid voor naleving ligt altijd bij de exploitant, ook als er gebruik wordt gemaakt van externe auditors of certificeringsinstanties.

Concluderend kunnen we stellen dat certificeringsschema's een waardevolle aanvulling zijn, maar nooit een vervanging voor due diligence. Ze kunnen de interne systemen en leveranciersrelaties van een bedrijf versterken, maar naleving van EUDR is afhankelijk van direct bewijs, geverifieerde gegevens en juridisch correcte procedures.

Hoe u hulp kunt krijgen

Het navigeren door de EUDR kan complex zijn, vooral voor bedrijven met gefragmenteerde toeleveringsketens, beperkte technische expertise of beperkte middelen. In dit hoofdstuk wordt beschreven waar u toegang kunt krijgen tot officiële regelgeving, hoe u externe ondersteuning kunt inschakelen en hoe verantwoordelijkheden intern moeten worden verdeeld om volledige naleving van de EUDR te garanderen.

Waar kan ik officiële richtlijnen vinden?

De meest gezaghebbende bron voor EUDR-gerelateerde informatie is het Milieuportaal van de Europese Commissie, met name de sectie gewijd aan de implementatie van de ontbossingsverordening. Dit platform bevat een uitgebreide bibliotheek met bronnen die bedrijven kunnen gebruiken om de verordening te begrijpen en correct te implementeren.

Exploitanten en handelaren zouden allereerst de wettekst van Verordening (EU) 2023/1115 grondig moeten doornemen, waarin definities, verplichtingen, deadlines en handhavingsbepalingen zijn vastgelegd. Hoewel deze verordening omvangrijk is, vormt ze de juridische basis voor alle nalevingswerkzaamheden.

Om bedrijven te helpen bij de interpretatie en implementatie van de regelgeving, heeft de Commissie aanvullende ondersteunende documenten gepubliceerd, zoals veelgestelde vragen, technische richtlijnen en uitvoeringsvoorschriften. Deze materialen leggen uit hoe u geolocatiegegevens kunt verzamelen en beoordelen, hoe u belangrijke termen zoals "op de markt brengen" of "bosdegradatie" kunt interpreteren en hoe u kunt communiceren met het TRACES-platform.

Belangrijke bronnen van officiële informatie zijn:

• De kernverordening (EU) 2023/1115 definieert het toepassingsgebied, de definities en de verplichtingen.
• De Uitvoeringsverordening waarin technische procedures en landenbenchmarking worden beschreven.
• Officiële FAQ's met praktische verduidelijkingen en sectorspecifiek advies.
• Richtlijnen voor traceerbaarheid, satellietverificatie en DDS-indiening.
• De benchmarkingmethodologie voor landen, gepubliceerd als werkdocument van de diensten, wordt gebruikt om het risico met betrekking tot de herkomst van de leveringen te beoordelen.

Al deze bronnen zijn beschikbaar via het Green Forum en de officiële websites van de Europese Commissie. Ze worden regelmatig bijgewerkt en bedrijven wordt geadviseerd ze continu te raadplegen om op de hoogte te blijven van veranderingen.

Zijn er dienstverleners die helpen met compliance?

Ja, een groeiend netwerk van dienstverleners biedt gerichte oplossingen om bedrijven te helpen bij het navigeren door de EUDR-vereisten. Denk hierbij aan digitale platforms, geospatiale analisten, juridisch adviseurs en verificatiediensten. Het uitbesteden van onderdelen van het due diligence-proces is vooral nuttig voor bedrijven die geen interne expertise hebben in supply chain mapping of satellietanalyse.

Het dienstenaanbod omvat technologieplatformen die traceerbaarheid en geolocatie ondersteunen, cloudsystemen voor DDS-generatie en auditkantoren die externe verificaties en beoordelingen van de gereedheid van leveranciers uitvoeren. Sommige aanbieders zijn gespecialiseerd in specifieke grondstoffen of regio's, terwijl andere end-to-end compliancemanagement bieden.

Belangrijkste categorieën EUDR-ondersteunende diensten:

• Satellietmonitoring en GIS-gebaseerde kaartplatforms voor het identificeren en verifiëren van landgebruik.
• Due diligence-software voor het verzamelen, opslaan en indienen van DDS- en gerelateerde compliance-documentatie.
• Hulpmiddelen voor het in kaart brengen van de toeleveringsketen en traceerbaarheid met API-integratie met interne inkoop- of ERP-systemen.
• Verificatiebedrijven die leveranciersaudits, documentatiebeoordelingen en veldinspecties uitvoeren.
• Juridische adviesbureaus die zich bezighouden met de interpretatie van regelgeving, aanpassing van contracten en interne governance-beoordelingen.

Bij het selecteren van een dienstverlener moeten bedrijven hun interne compliance-lacunes in kaart brengen, de technische mogelijkheden van de dienstverlener evalueren en ervoor zorgen dat deze voldoet aan de wettelijke en datavereisten van EUDR. Duidelijke contractvoorwaarden en gedefinieerde serviceniveauverwachtingen zijn essentieel, vooral bij het delegeren van kritieke compliancefuncties.

Wie is verantwoordelijk binnen een bedrijf?

EUDR-compliance is een gedeelde inspanning van meerdere afdelingen, maar de juridische verantwoordelijkheid ligt uiteindelijk bij de operator en de entiteit die de Due Diligence Statement (DDS) indient. Hoewel interne taken kunnen worden verdeeld, blijft de genoemde operator verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van alle ingediende gegevens.

De meeste bedrijven structureren hun compliance-respons rond een cross-functionele werkgroep met stakeholders op het gebied van juridische zaken, inkoop, duurzaamheid en IT. Het doel is om een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden te creëren en tegelijkertijd te garanderen dat alle teams samenwerken rond een gedeeld compliance-kader.

Belangrijkste interne rollen en hun verantwoordelijkheden:

• Duurzaamheid / ESG-team: Houdt toezicht op strategie, betrokkenheid van leveranciers en afstemming op bredere milieudoelstellingen.
• Inkoop / Toeleveringsketen: Verzamelt herkomst- en leveranciersgegevens, onderhandelt over nalevingsclausules en zorgt voor traceerbaarheid op contractniveau.
• Juridisch en naleving: Valideert DDS-inhoud, voert interne audits uit en zorgt ervoor dat aan de verplichtingen onder EU- en nationale wetgeving wordt voldaan.
• IT / Gegevensbeheer:Ontwikkelt of integreert systemen om geolocatie- en toeleveringsketengegevens op te slaan, te beheren en te verzenden naar TRACES.
• Uitvoerend leiderschap: Keurt budgetten goed, stelt risicotolerantie vast en zorgt voor verantwoording op het hoogste niveau, inclusief mogelijke juridische risico's.

Volgens best practices moeten bedrijven een centrale EUDR Program Manager of een Chief Sustainability Officer (CSO) aanstellen om toezicht te houden op alle compliance-activiteiten. Deze persoon rapporteert rechtstreeks aan de directie en coördineert de verschillende afdelingen. Voor grotere organisaties is het sterk aan te raden een speciale EUDR-taskforce in te stellen met KPI's en duidelijke escalatieprocedures.

Uiteindelijk, zelfs als er meerdere medewerkers en leveranciers bij betrokken zijn, draagt de exploitant zoals gedefinieerd in de regelgeving de volledige juridische last. Daarom zijn zorgvuldige interne afstemming, gedegen documentatie en proactief toezicht essentieel.

Heeft u ondersteuning nodig bij EUDR-naleving?

Het kan een uitdaging zijn om door de volledige reikwijdte van de EU-ontbossingsverordening te navigeren, vooral omdat de handhavingsdeadline van 2025 snel nadert. EUDR.co biedt een praktische gids en bruikbare informatiebronnen die bedrijven helpen hun compliance-verplichtingen te begrijpen en na te komen. Door de belangrijkste vereisten van de regelgeving op te splitsen in duidelijke stappen en tijdlijnen, stelt het platform bedrijven in staat om van onzekerheid naar betrouwbare uitvoering te gaan. Of de focus nu ligt op cacao uit West-Afrika, rubber uit Zuidoost-Azië of hout met complexe toeleveringsketens, EUDR.co helpt bedrijven om hun activiteiten op een efficiënte en gestructureerde manier af te stemmen op de due diligence-normen.

De EU-verordening legt de bewijslast rechtstreeks bij bedrijven en stelt hoge eisen aan traceerbaarheid, legaliteit en risicobeperking. EUDR.co is ontwikkeld om aan deze verwachtingen te voldoen met tools voor dataverzameling, geolocatie, planning van compliancestrategieën en het indienen van verklaringen. Het platform combineert regelgevingsexpertise met praktische toepassing en biedt bedrijven een betrouwbare routekaart om door dit veranderende juridische kader te navigeren. EUDR.co is ontworpen om de complexiteit te vereenvoudigen en risico's te verminderen en helpt ervoor te zorgen dat bedrijven compliant, concurrerend en voorbereid blijven op een toekomst zonder ontbossing.

Conclusie

De EU-ontbossingsverordening (EUDR) markeert een cruciale verandering in de manier waarop bedrijven due diligence in de toeleveringsketen moeten aanpakken. De verordening vereist verifieerbaar bewijs dat producten ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn. Dit is meer dan een nalevingstaak – het vereist strategische, cross-functionele inspanningen en de implementatie van transparante, traceerbare systemen in wereldwijde inkoopnetwerken. Voor professionals in inkoop, juridische zaken, duurzaamheid en bedrijfsvoering biedt de EUDR zowel een uitdaging als een kans: het beperken van regelgevingsrisico's, het verbeteren van de integriteit van de toeleveringsketen en het voortouw nemen in milieuverantwoordelijkheid. Bedrijven die vroegtijdig handelen en robuuste systemen opzetten, zullen niet alleen voldoen aan de wettelijke vereisten, maar ook op lange termijn geloofwaardigheid verwerven in een steeds klimaatbewustere markt.